Guida alla catalogazione in ALEPH 500
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Gruppo di lavoro per la catalogazione


Guida alla catalogazione in ALEPH 500

a cura di

Anna Teresa Crimi, Francesca Rota, Raffaele Tarantino [*]

Premessa

La guida ha lo scopo di fornire uno strumento di lavoro per la catalogazione in ALEPH 500 (versione 20.01), al fine di consentire un uso coerente e normalizzato dei campi UNIMARC; non intende, pertanto, sostituire il manuale, a cui si rimanda. [1]
Per gli aspetti catalografici si fa riferimento alle nuove Regole italiane di catalogazione (REICAT). [2]
ALEPH 500 supporta lo standard UNIMARC.
MARC è l'acronimo di MAchine-Readable Cataloguing, tale formato permette lo scambio di informazioni bibliografiche. [3]

Struttura di UNIMARC

Un record UNIMARC è composto da:

  • campi, una serie, cioè, di caratteri identificati da un'etichetta (autore, titolo, ecc.);
  • indicatori, che specificano ulteriormente il contenuto del campo;
  • sottocampi, in cui inserire le specifiche informazioni bibliografiche.

Sono previste due tipologie di campi:

  • campi a lunghezza fissa, composti da un numero determinato di caratteri che contengono informazioni codificate;
  • campi a lunghezza variabile, ad esempio il titolo, la cui lunghezza dipende dalle occorrenze che si presentano di volta in volta.

Campi e sottocampi possono essere obbligatori o facoltativi, ripetibili e non.
In generale:

  • se il campo non è ripetibile è ripetibile il sottocampo;
  • se il campo è ripetibile non è ripetibile il sottocampo.

Per la corretta compilazione di ogni campo si consiglia di posizionarsi sullo stesso e cliccare, nella finestra in basso, su Info sui campi oppure, da Azioni di Editing selezionare Aiuto sul campo, si avranno così tutte le spiegazioni necessarie.
Nella compilazione dei tag non va inserita la punteggiatura prevista, se non quando espressamente indicato.
Per inserire un campo premere F5 (o da Edita Testo posizionarsi su Nuovo campo-scelto dalla lista), si avrà l'elenco completo dei campi oppure, premendo F6 (o da Edita Testo posizionarsi su Nuovo campo-definito dall'utente ), si avrà un campo vuoto da riempire manualmente.
L'inserimento di un campo può avvenire da qualsiasi posizione all'interno del record, salvando il record i tag verranno automaticamente ordinati.
I sottocampi, invece, devono essere inseriti seguendo l'ordine previsto (es.: $$aMilano $$cMondadori $$aRoma $$cFondazione Lorenzo Valla).

Per cancellare un campo occorre posizionarsi sullo stesso e premere contemporaneamente i tasti CTRL e F5 o Cancella campo da Edita Testo.
Per cancellare un sottocampo premere i tasti CTRL e F7 o Cancella sottocampo da Edita Testo.
Quando si aggiunge un sottocampo di default verrà inserito il sottocampo a, per modificarlo occorrerà sovrascrivere con la lettera del sottocampo prescelto.
Per modificare un campo occorre sovrascrivervi.

Come creare un record

Per creare un nuovo record bibliografico, da Catalogazione scegliere l'opzione Apri bozza di catalogazione (template) o premere i tasti Ctrl+A o ancora, cliccare sull'icona foglio a righe con penna lilla in alto a destra. A questo punto tra le opzioni presenti, scegliere la bozza di catalogazione desiderata ed aprirla.

Attenzione: esistono template diversi per ogni tipologia di documento da trattare (monografie, seriali, tesi di laurea, risorse elettroniche locali e remote, ecc.) in cui sono presenti i campi principali da utilizzare e il relativo formato.

In corrispondenza di alcuni campi (titolo, autore, collana, soggetto e Dewey) è possibile dalla bozza consultare le liste cliccando da Azioni di Editing l'opzione Ricerca intestazioni nelle liste del tuo catalogo o premendo il tasto F3. A questo punto, evidenziando l'intestazione desiderata, è possibile visualizzare i documenti collegati. Per trasferire l'intestazione nella propria bozza occorre cliccare su OK.

Attenzione: verificare sempre che ci sia corrispondenza tra la tipologia di documento da catalogare e il formato (FMT) posto nella barra blu all'inizio del template. Nei record convertiti, infatti, molto spesso, videoregistrazioni, CD-audio, floppy disks ed altro materiale non librario presentano come etichetta formati errati. In questi casi per modificare il formato del record da Azioni di Editing scegliere l'opzione Cambia il formato del record, si aprirà una finestra Scegli il formato del record, evidenziando quello desiderato e cliccando su OK si otterrà il formato corretto.
Occorre ricordare che un documento costituito da volume + altro materiale allegato su supporto diverso, avrà sempre il formato (FMT) BK. In presenza, invece, di un kit multimediale, in cui i diversi materiali sono da considerarsi sullo stesso piano, il formato sarà MX (materiale misto).
Inoltre, è necessario che il formato corrisponda al campo BAS (Base) il cui elenco completo si può visualizzare cliccando su Info sui campi.

Come salvare un record

Ultimata la descrizione, per salvare il record, occorre cliccare sull'icona tower con freccia rossa. Un messaggio chiederà conferma del salvataggio del record sul catalogo bibliografico CAL01 visualizzando dei messaggi di controllo o di errore, per proseguire cliccare il tasto Ignora. I campi e i sottocampi non utilizzati vengono eliminati in automatico e al record locale verrà assegnato nel campo 001 il numero identificativo del record, che in ALEPH 500 corrisponde al numero di sistema.
È possibile salvare temporaneamente il record solo sul proprio PC cliccando da Catalogazione sul comando Salva su disco locale.

Come duplicare un record

È possibile duplicare un record qualora si debbano apportare solo parziali modifiche. Tale operazione va effettuata dal modulo catalogazione dopo aver richiamato il record da duplicare. Da Catalogazione selezionare Duplica il record o premere i tasti Ctrl+N e scegliere CAL01 Bibliografico si creerà il nuovo record locale da modificare.

Attenzione: prima di salvare il nuovo record modificato sul server eliminare il campo 001 che contiene il numero identificativo del record duplicato.

Modalità multi-compilazione

Aleph consente di lavorare contemporaneamente su due record catalografici dividendo lo schermo in due sezioni cliccando sull’icona libro aperto posta in alto a destra.

Attiva tastiera

Per inserire caratteri speciali non presenti sulla tastiera (ü, ñ, ê, ecc.) cliccare sull’icona Attiva tastiera in alto a destra.

Visualizza record

Il record bibliografico può essere visualizzato direttamente sia nella modalità Ricerca cliccando sull’icona binocolo posta in alto a destra, sia nell’OPAC da Catalogazione cliccando su Visualizza sull’OPAC Web (Ctrl+O).

Articoli

In alcuni campi (titolo, collana, legami, titoli in relazione) gli articoli devono essere inseriti tra doppie parentesi uncinate, al fine di escluderli dall'ordinamento alfabetico. Tale norma vale per gli articoli siano essi determinativi o indeterminativi nelle diverse lingue. Di conseguenza quando si effettua la ricerca per scorrimento di liste vanno omessi.

Attenzione: prima di chiudere le doppie parentesi uncinate lasciare uno spazio, mentre in presenza di articoli apostrofati lo spazio non va lasciato.

Es.:

  • <<Lo >>spazio letterario della Grecia antica
  • <<L'>>utopia

Gli articoli iniziali devono essere esclusi dall'ordinamento nei seguenti campi e sottocampi:

  • 200 $$a
  • 225 $$a
  • 410 $$a
  • 423 $$a
  • 454 $$a
  • 461 $$a
  • 463 $$a
  • 482 $$a
  • 500 $$a
  • 510 $$a
  • 512 $$a
  • 516 $$a
  • 517 $$a
  • 540 $$a

Gli articoli iniziali non devono essere esclusi nei seguenti campi e sottocampi:

  • 200 $$c ; $$d ; $$e
  • 225 $$i
  • 327 $$a (tutti)
  • 410 $$i

I blocchi

Le informazioni trattate nei diversi blocchi riguardano solo i casi più problematici
Leader


Note

[1]

  • UNIMARC manual bibliographic format. - 2nd ed. - Saur, 1994
  • UNIMARC manual bibliographic format. Update 4. - Saur, 2002
  • Antonio Scolari, UNIMARC. - Associazione italiana biblioteche, 2000

Per approfondimenti:

[2] Regole italiane di catalogazione : REICAT. - ICCU, 2009

[3] MARC standards (pagina della Library of Congress dedicata al formato MARC) < http://www.loc.gov/marc/> [ultima consultazione: 2013-01-28]


[*]
Anna Teresa Crimi
Francesca Rota
Raffaele Tarantino
Biblioteca di Area Umanistica "F. E. Fagiani"
Biblioteca di Area Umanistica "F. E. Fagiani"
Biblioteca Interd. di scienze economiche e sociali "E. Tarantelli"
0984.496258
0984.496257
0984.496361
annateresa.crimi@unical.it
francesca.rota@unical.it
raffaele.tarantino@unical.it

Copyright © 2012-, Sistema Bibliotecario di Ateneo, Università della Calabria
Ultimo aggiornamento: 2014-01-28
URL: http://www.biblioteche.unical.it/sba/guida1/guida1.htm

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